Красивая традиция преподносить новогодние подарки сотрудникам предприятий и их детям требует от юридического лица правильного налогового и бухгалтерского учета, в противном случае у руководства компании могут возникнуть неприятности на этапе отчетности. Перевод денег на субсчета, организация и оформление закупок, списание материальных ресурсов (выбытие) все эти моменты могут показаться сложными и поставить в тупик. Поэтому сегодня мы разберемся, как осуществляется учет новогодних подарков детям сотрудников, какими налогами они облагаются.

Классификация подарков для работников предприятий

Условно все подарки можно разделить на две категории:

Поощрения за труд в соответствии с действующим законодательством они приравниваются к доходу (зарплатным денежным средствам), поэтому отражаются во всех налоговых документах. С них выплачивается не только НДФЛ, но и страховые взносы, независимо от их стоимости;
Презенты к праздникам, включая Новый год. Они не считаются доходом сотрудника, но только при условии, что рыночная стоимость подарков, которые передаются получателю безвозмездно, не превышает 4000 рублей в год.

Отдельно рассматривается выдача новогодних подарков детям сотрудников от профсоюза, так как фактическим дарителем является не работодатель.

Должна ли компания дарить подарки детям сотрудников

В соответствии с законом такого требования нет, однако в большинстве случаев праздничные презенты являются частью корпоративной этики. Сладкие подарочные наборы оформляют и проводят по специальному счету «Прочие расходы» или «Материалы». Договор дарения обязательно оформлять только при стоимости подарка более 3000 рублей.

Какие подарки учитываются в организации

Работодатель платит налоги за новогодние подарки сотрудникам и их детям только в следующих случаях:

Они преподносятся на коммерческой основе на средства от дохода (прибыли) компании, а не оплачиваются профсоюзами;
Их суммарная стоимость превышает 4000 рублей в год (это может быть одна или несколько покупок в течение отчетного периода);
Они являются поощрением за профессиональную трудовую деятельность и выдаются в качестве дополнения к премии.

В остальных случаях их необходимо провести только по бухгалтерии в соответствии с правилами поступления и списания материальных ценностей.

Общие принципы налогообложения

Подытожим общие принципы, которыми стоит руководствоваться на этапе приобретения и вручения подарков:

Любые материальные ценности на сумму до 4000 рублей в год, которые преподносятся на безвозмездной основе, не облагаются налогом;
Договор дарения обязательно заключать только в случаях, когда цена подарка превышает 3000 рублей (в остальных ситуациях достаточно подписи получателя в акте вручения);
Презенты от профсоюзов не отражаются в обороте компании;
Налогом облагается разница (все, что более 4000 рублей в год)

Теперь разберемся более подробно в тонкостях и деталях налогообложения новогодних подарков детям.

НДФЛ с новогодних подарков детям

Рассмотрим презенты, которые не относятся к поощрениям за труд, а преподносятся к праздникам. Если компания закупила в течение года подарков для сотрудника на сумму до 4000 рублей. Однако если сумма больше, то ее необходимо указать полностью в 110 строке второго раздела расчета 6-НДФЛ.. При этом налог будет оформляться только на ту часть суммы, которая превысила 4000 рублей.

В каких случаях потребуются страховые взносы

В Налоговой службе учитывают тип подарка. Если это поощрение за труд, то оно приравнивается к доходу, поэтому облагается НДФЛ и за него необходимо делать страховые взносы. Если речь идет о корпоративных презентах, то даже при превышении порога в 4000 рублей предприниматель оплачивает только НДФЛ. Страховыми взносами подарки сотруднику к праздникам не облагаются, если с ним заключен письменный договор дарения (письмо Минфина от 31.10.2022 03-04-06/105519).

Нужно ли начислять НДС

Если продукт облагается НДС (налогом на добавленную стоимость), то он должен быть начислен даже в случае дарения, так как этот формат передачи в собственность приравнивается к продаже (является способом реализации). Все операции можно отразить в общей бухгалтерской справке, чтобы не составлять счета-фактуры для каждого получателя. При наличии входного НДС от продавца по счету-фактуре можно оформить вычет в общем порядке. В большинстве случаев фактически сумма вычета совпадает с суммой начисленного налога, поэтому ничего доплачивать не придется.

Налог на прибыль

Отнести закупку подарков к экономически обоснованным расходам и провести ее таким способом для уменьшения налога на прибыль не получится. Исключение составляют только поощрения за труд, которые фактически являются форматом оплаты. Эти положения включены в п. 1 ст. 252 НК Российской Федерации.

Как осуществляется бухучет

Оприходовать подарки можно в качестве имущества, не приносящего материальной (экономической) выгоды. Оно не признается активом предприятия, поэтому отражается в бухгалтерском учете отдельно как прочие расходы. Так как презенты не поступают на баланс организации, для них открывают отдельный субсчет. Но если выдать их планируется в месяц приобретения, то и этого не потребуется.

Все проводки можно оформить через счета «Прочие расходы», «Подарки» или «Материалы», «НДС по приобретенным ценностям» и «Расчеты по налогам» для дебета. Для кредита дополнительно использовать счета «Расчеты с поставщиками» и «Расчеты по налогам». В число операций войдет покупка, предъявление и принятие НДС к вычету, выдача подарков с начислением НДС в момент реализации. При отражении передачи презентов важно указать, что они предназначены именно для детей.

Специфика учета в 1С

Учесть новогодние детские подарки в 1С можно двумя способами:

Купили и подарили в одном году фиксация происходит в разделах поступления товаров, полученных счетов-фактур;
Куплен в уходящем году, а подарен в наступившем фиксация происходит в разделах поступления услуг со списанием в бухучете на расходы. Счет-фактура оформляется документом «Отражение начисления НДС».

Создать документ поступления товаров можно в разделе «Покупки». Выдача оформляется документом «Безвозмездная передача», используется «Счет затрат», «Прочие доходы и расходы».

Пошаговый порядок действий на предприятии для вручения подарков

Ниже рассмотрим стандартную рабочую схему, которая поможет решить задачу в соответствии с действующим законодательством. Потребуется сделать несколько основных шагов:

Принятие решения, издание приказа инициатива от руководителя предприятия;
Закупка подарков по договору осуществляется назначенным ответственным лицом по фиксированной смете;
Приемка и размещение, внесение в базу по приемному ордеру материальные ценности должны быть оприходованы, учтены;
Вручение с документальным оформлением это может быть акт или договор дарения;
Списание не забудьте списать поступившие материальные ресурсы после выбытия.

Рассмотрим кратко каждый шаг, что поможет избежать распространенных ошибок.

Принятие решения, издание приказа

Приказ должен издаваться руководителем предприятия. В него необходимо внести данные по количеству детей (или сотрудников), получающих презенты. Указывается имя лица, ответственного за организацию закупки с последующим вручением. К приказу прикрепляется смета с общей выделяемой суммой и расчетной стоимостью одного подарка. Приказ регламентирует источники финансирования обычно это прибыль компании. На документе должна стоять подпись руководителя, печать организации.

Закупка подарков по договору

Назначенное ответственное лицо организовывает закупку по договору поставки, в который обязательно должна быть включена спецификация продукции, общая номенклатура, единицы измерения (количество, вес). Также в документе необходимо отметить общее количество, цену предмета сделки (каждой единицы), НДС (если он предусмотрен) и общую сумму. В пакет сопроводительной документации войдут товарные накладные, сертификаты соответствия или декларации, счет к оплате.

Приемка и размещение, внесение в базу по приемному ордеру

На этапе приемки можно составить соответствующий акт или использовать для дальнейших проводок первичную бухгалтерскую документацию. К ней относятся чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, договора. Также это техническая документация на продукцию, которая подтверждает ее происхождение, соответствие заявленным характеристикам, гостам или ТУ. При составлении акта приемки в него вносится информация о дате получения, количестве, стоимости поступивших подарков.

Вручение с документальным оформлением

При вручении есть два варианта фиксации факта передачи. Если стоимость каждого презента не превышает 3000 рублей, то достаточно подготовить ведомость выдачи, в которой каждый получатель поставит свою подпись. Если же стоимость подарка превышает 3000 рублей, то обязательно заключение договора дарения с каждым получателем. Его можно оформить и на подарки меньшей стоимости, если это имеет значение для компании. Если вы вручаете подарки сразу большому числу работников, можно оформить многосторонний договор дарения, в котором каждый получатель поставит свою подпись (пп 1, 3 ст. 154 ГК РФ).

Списание (выбытие)

Для этого оформляется акт о списании материальных запасов или материалов. Он должен быть составлен действующей комиссией или ответственным лицом. Списание относится к статье «Прочие расходы», а его обоснованием становится приказ руководителя о вручении, ведомость с подписями или договорами дарения, заключенными с получателями. При таком подходе у предпринимателя никогда не возникнет проблем с бухгалтерской или налоговой отчетностью.

Где и как закупать подарки

Разобравшись с уплатой НДФЛ с подарков детям сотрудников на Новый год и способами их учета, рассмотрим допустимые варианты закупок. В данном случае значение будет иметь принадлежность, организационно-правовая форма предприятия.

Если речь идет о коммерческой компании (ИП, юридическом лице), то они вправе покупать презенты на средства от доходов организации без ограничений, самостоятельно выбирая поставщиков. Иначе обстоят дела в бюджетных организациях, государственных учреждениях. У них гораздо меньше свободы, есть четкий порядок организации закупок. Если для них используются бюджетные средства, то они проводятся по госзаказу через специальные площадки посредством размещения тендеров. Бороться за них могут только аккредитованные поставщики, которые имеют право продавать продукцию по госзаказу.

В этом есть плюсы уверенность в качестве продукта, соблюдении условий сделок. Но и количество поставщиков, готовых предложить свои условия, становится ниже. Наша компания поставляет сладкие новогодние подарки, в том числе, через систему госзаказа, так как у нас есть аккредитация на всех крупных площадках для размещения тендеров. Мы продаем только сертифицированные продукты высокого качества.

Наш ассортимент

У нас можно заказать сладкие наборы шоколадных конфет, батончиков с начинкой, зефира, мармелада и других кондитерских изделий для детей сотрудников, коллег, бюджетных организаций. Подарки могут быть упакованы в праздничные пакеты, текстильные мешочки, картонные или жестяные коробочки, деревянные сундучки. В ассортименте сладкие наборы в детских рюкзачках, мягких игрушках в виде северных животных.

Плюсы заказа в компании «ДедМорозов»

Мы готовы предложить лучшую цену, организовать поставку через тендер по госзаказу или коллективную закупку, доставку по Москве, МО и в регионы России (есть возможность самовывоза). Принимаем заявки удаленно, предоставляем дополнительные скидки, гарантируем качество продукции. За дополнительной информацией обращайтесь к нашим менеджерам по указанным на страницах сайта телефонным номерам.

Бухучет и налогообложение новогодних подарков для сотрудников